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建立新的沟通模式

发布时间:2014-02-19 10:06
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现在,因为你的工作方式发生了变化,所以沟通渠道也必须随之改变。信息必须横向穿过组织,而不是像过去那样,沿着组织层级上下传递。组织必须要有能够促进跨职能沟通的新管道来支撑流程的良好运行。


当不同职能部门彼此隔绝、各自孤立时,流程是不可能有效运行的。如果信息必须在一个部门内层层上报,再传递到另一个部门,然后再层层下达交给实际执行工作的员工,那么这个流程就太拖沓了。因此,必须用更加横向化的沟通模式取代纵向的沟通模式,这样,信息的沟通效率会高很多。


这就和跨省高速公路会绕过城市以加快行车速度一样,你必须建立新的管道来加快和丰富信息的流动。贯穿于整个流程和流程之间的快速、准确的沟通对于组织绩效的提升至关重要。


你应该调整工作重心,你的任务是减少沟通环节,更多地关注部门间空白地带的沟通,拉近与客户(内外部客户)的距离,确保流程按照应有的方式运行。


你同样需要提高员工的沟通技能,因为他们现在承担了更重的信息交互的职责。与此同时,你自身的沟通能力也需不断强化。


如果我们要在一个以流程为中心的组织里,挑选出一项每位员工都需要具备的能力,那这个能力就是沟通。


流程驱动的工作方式非常注重人际互动。员工不是以孤立的方式执行自己任务,而是以团队的方式合作执行流程。他们必须善于将自己的观点以口头和书面的方式传达给他人,必须知道如何处理冲突、解决分歧、协同工作。现在,他们将采用新的沟通模式,因为许多问题解决和决策制定都将被下放到他们这个层级。


对你而言,你必须应对因组织运行方式(横向管理)变化而产生的挑战。请牢记,在流程再造的过程中最难的环节就是让员工改变自己的行为和态度。如果没有一个精心构思的持续的沟通战略,变革就不会取得成功。


就像策划一个公关活动一样来策划你的变革方案。你在努力推销理念、推销一种新的工作方式。所以,要像从前宣传新产品一样进行战略规划。要赶在真正实施之前尽早开始与员工沟通,帮助员工了解驱动变革的关键业务问题,让他们知晓组织面对的竞争威胁,同时让他们看到更加成功的未来。最后,向员工保证组织能力改进流程和提升经营业绩的信心。


在变革过程中的每一步,都要思考需要建立哪些新的沟通模式,才能获得员工的认同和承诺。员工渴望知道答案,亟需得到你的保证。他们急于了解自己将会受到哪些影响。不要把他们蒙在鼓里。如果你不与他们沟通,封锁信息,流言蜚语就会占了上风。那时,你的麻烦可就大了。


新的沟通模式无法确保你在流程改进方面取得成功。但如果没有这些沟通模式,你必输无疑。


沟通是变革得以延续所必需的氧气。你要么提供这种氧气,要么就得把它交给运气。


变革从谣言中吸取氧气的现象屡见不鲜。这些谣言在组织内大量散播,最终谣言都会掩盖了真相。结果是,员工误解了正在发生的事,流程改进工作慢慢窒息。


有一件事确信无疑:在任何的变革中,最大的问题都是沟通问题。所以在整个变革过程中,要始终将沟通作为重中之重。


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