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不要将回复邮件作为一天的开始

发布时间:2013-08-14 09:23
Tag: 邮件 管理
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关于时间管理的书籍已经出了不计其数,但我越来越经常听到大家在讨论的一个话题是“精力管理”。我们的头脑,也就是思维,对任何一类行为都有着很大的容纳能力,因此如果我们想要高效工作的话,我们不得不在我们的日常工作中做出限定。我们的电子邮件收件箱看起来可能是我们的最高优先事务,但如果你不加小心的话,“收件箱有零封未读邮件”可能会导致“零活力”。

 

我刚刚读完一本由99U出版的新书,名为《管理你的每一天:订立日常规划,找到你的关注点并锻炼你的创造性思维》(Manage Your Day-to-Day: Build Your Routine, Find Your Focus & Sharpen Your Creative Mind)。为这本书撰写了文章的20位专家中,很多人反复提及的建议非常简单:不要将处理邮件作为一天的开始,相反,这些专家强烈建议你从一天中最艰苦的工作着手,并推迟处理邮件的时间。

 

 

一些工作环境中,这可能不太实际,或甚至不可能实施,但它的原理可能适用于任何情况。在有些情况中,解决办法可能是早早开始工作,以便在一天开始的时候腾出固定的时间用于思考。对其他人来说,这只是重新训练你不要将回复邮件的优先级与你自己的个人目标和责任相提并论。

 

我们喜欢从邮件开始并不只是因为我们需要及时回复他人,其中有些人是客户或上级,还因为对某事进行反应比主动发起某事要容易。一般来说最重要的事情是比较难办的,需要用到一个人独具的技巧,这就是为什么要你来做这个工作的原因。正如我们可能会陶醉于我们的自我一样,表达自我——尤其是在企业的环境中——可能会让我们感到容易招致他人的责难,并暴露自己的弱点。

去年麦肯锡(McKinsey)的一份报告估计,普通的知识工作者每个工作日有28%的时间花在处理电子邮件上。技术顾问琳达·斯通(Linda Stone)发明了“电邮呼吸暂停”(以及更流行的“屏幕呼吸暂停”)这个词,以形容我们大多数人在阅读电子邮件和完成其他与屏幕有关的任务时的古怪行为:我们实际上屏住了呼吸。跟导致一系列疾病的睡眠呼吸暂停一样,电邮和屏幕呼吸暂停吞蚀了我们的精力,提高了我们身体的紧张程度。

 

因此,除了不要让其他人设定你自己的优先级外,你的一天从回复邮件开始实际上会对你这一天剩下的时间造成不利影响。畅销书作者、The Energy Project公司的创始人托尼·施瓦茨(Tony Schwartz)认为,我们需要在我们每天的工作中重新恢复我们的活力。Behance公司联合创始人、现Adobe公司的社区副总裁斯科特·贝尔斯基(Scott Belsky)就建议,在会议间隙不要掏手机,而是留出一段空闲时间,让你的大脑重新充电,并好好消化刚刚发生的情况。

总体来说,《管理你的每一天》这本书中的建议敦促我们为我们自己的时间和精力负责,不要让邮件或其他形式的反应型工作消磨掉我们的关注点。当然,对其他人做出快速回复是很重要的,但正如詹姆斯·维克托(James Victore)写的:“我们正在模糊紧急和重要之间的差别——现在每件事都堆在紧急处理事项列表上。”对抗这一趋势并且不去立刻回复每条信息可能很难做到,但你对优先级的设定会让你的同事比较容易设定他们的优先级。

我认为,一个组织中采取这种策略的人越多,发过来的不必要的邮件就会越少。如果你不即刻进行回复,你自己就能弄清楚情况会怎样。瞧,少发来一封邮件!驯服电子邮件需要一组人做出努力,但这个任务从你开始!

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